Administrativa je nutnou, ale málokdy oblíbenou součástí práce. Ať už jde o přepis faktur, zápisy z porad nebo kontrolu dokladů, vždy to bere čas, který bychom raději věnovali zákazníkům, pacientům nebo smysluplnější práci.
Umělá inteligence (AI) dnes umí tyto činnosti dělat rychleji, přesněji a bez chyb. Výsledkem je víc času pro lidi a méně únavné rutiny.
Jak AI pomáhá v praxi?
- Automatické přepisy a zápisy – místo ručního psaní protokolů ze schůzek či konzultací vytvoří AI přehledný přepis i se seznamem úkolů.
- Zpracování faktur a dokladů – místo ručního přepisování AI kontroluje správnost, doplňuje chybějící údaje a třídí dokumenty.
- Shrnutí komunikace – dokáže z e-mailu či hovoru vytvořit krátký, srozumitelný souhrn pro celý tým.
- Podpora týmu – AI umí vytvořit podklady, texty či pracovní manuály, a uvolňuje tím kapacity lidí na práci, která má skutečnou hodnotu.
Proč to funguje?
Moderní AI nástroje (např. ChatGPT, ElevenLabs, NotebookLM od Google či další) dokáží nejen přepisovat, ale i porozumět kontextu. To znamená, že výstup není jen „syrový text“, ale přehledný záznam nebo doporučení, které šetří čas a snižuje riziko chyb.
Ukázky promptů, které fungují
👨⚕️ Pro lékaře a zdravotnictví:
„Ahoj ChatGPT, přikládám ti dva soubory. První je přepis rozhovoru s pacientem, druhý je zdravotní karta. Shrň klíčové informace a doplň, co je potřeba zkontrolovat.“
„Přepiš tuto nahrávku vyšetření do strukturovaného lékařského záznamu. Použij formát SOAP (Subjective, Objective, Assessment, Plan).“
🏢 Pro firmy a zaměstnance:
„Shrň tento e-mail od klienta do 5 vět a vypiš úkoly, které z něj vyplývají.“
„Z tohoto zápisu porady vytvoř akční seznam úkolů pro jednotlivé členy týmu včetně termínů.“
„Zkontroluj tuto fakturu: má všechny povinné údaje podle zákona? Pokud ne, vyjmenuj, co chybí.“
Tyto prompty fungují univerzálně – v medicíně, právu, obchodě i administrativě.
Co nabízíme v coalbrain?
- Automatizované přepisy schůzek a hovorů – včetně vyčištění textu a přehledného souhrnu.
- AI kontrola faktur a dokladů – rychlejší a přesnější než manuální kontrola.
- Tvorba vlastních AI asistentů na míru – pro HR, obchod, finance i zákaznickou péči.
- Konzultace a implementace AI – ukážeme, jak AI využít prakticky, bez zbytečné teorie.
Budoucnost práce s AI začíná teď
Firmy i jednotlivci, kteří AI do administrativy už nasadili, šetří desítky hodin měsíčně. A co je nejdůležitější – lidé mají prostor věnovat se činnostem, které opravdu posouvají jejich byznys nebo profesi.
👉 Chcete zjistit, jak může AI ušetřit čas právě vám?
Ozvěte se nám a připravíme pro vás ukázku na míru.