Faktury, dodací listy, potvrzení objednávek.
Přestaň je zpracovávat ručně.
AI řešení, které automaticky přijme doklad z e-mailu, vytěží z něj klíčová data a předá je připravená do tvého ERP. Celé lokálně - bez úniku dat.
Naše řešení
AI, které zpracuje doklady místo tebe –
ve tvé síti.
Systém sleduje tvoji e-mailovou schránku, detekuje příchozí doklady, vytěží z nich klíčová data přes dvojitou AI kontrolu a připraví výstup přesně v tom formátu, který tvůj ERP potřebuje.
-
Automatický příjem z e-mailu
Systém sleduje schránku a zpracovává pouze e-maily od definovaných odesílatelů.
-
Dvojitá AI extrakce s porovnáním
Každý doklad prochází dvěma nezávislými AI průchody. Neshody jdou automaticky k ruční kontrole.
-
Export ve formátu pro tvůj ERP
XML, JSON, Excel nebo CSV – přesně dle požadavků tvého ERP systému.
-
Upozornění při neshodě
Pokud se AI průchody neshodují nebo je pole nečitelné, systém okamžitě upozorní správce.
Jak to funguje?
Pět kroků. Bez IT revoluce.
Dodavatelé posílají doklady stejně jako dřív - e-mailem. Zbytek zařídí systém.
Příjem e-mailu
SSystém sleduje určenou e-mailovou schránku a zpracovává pouze e-maily od definovaných odesílatelů.
Podporuje Office 365 i IMAP
Detekce obsahu
AI rozhodne, kde je skutečný doklad - v příloze nebo těle e-mailu. Obchodní dokument odliší od podpisového obrázku nebo loga.
PDF, DOCX, XLSX, JPG, PNG
Dvojitá AI extrakce
Obsah přílohy je nezávisle zpracován dvakrát. Výsledky se porovnají - neshody v tvrdých datech jdou automaticky k ověření.
Číslo dokladu, datum, částka, dodavatel, zakázka…
Kontrola a schválení
Shodující se data jsou schválena automaticky. Neshodující se nebo nečitelná pole jsou automaticky předána ke kontrole správci.
Dashboard s přehledem všech stavů
Export do ERP
Při shodě se vygeneruje výstupní soubor, který se uloží na určené místo ve tvé síti.
XML, JSON, Excel, CSV
Systém zvládne 80–90 % dokladů plně automaticky. Zbývající procenta jdou k rychlé lidské kontrole. Ne proto, že AI selhala, ale proto, že tvrdá data (ceny, čísla) nikdy neopravujeme bez ověření.
Bezpečnost na prvním místě
Tvoje data zůstávají u tebe
Tohle není cloudový nástroj. Celý systém běží výhradně na tvém hardwaru, ve tvé síti. Žádná faktura, žádná data nikdy neopustí tvoji firmu. Splňuje požadavky GDPR i přísné interní bezpečnostní politiky.
Lokální hardware
AI modely běží přímo u tebe – žádné cloudové API, žádné odesílání dat.
Uzavřená síť
Systém nemá přístup k internetu. Data zůstávají výhradně ve tvé infrastruktuře.
Export přes SMB share
Výstupní soubory se ukládají do sdílené složky ve tvé síti – přesně tam, kde je ERP čeká.
GDPR Compliant
Zpracování dat probíhá výhradně na tvém území, pod tvou kontrolou. Žádná třetí strana nemá přístup k tvým dokladům.
Archivace a auditní stopa
Původní dokumenty jsou uloženy v systému. Kdykoli dohledáte zdrojové PDF i celý log zpracování – pro interní kontroly i daňové účely.
Přístupy a oprávnění
Bezpečné řízení přístupu a autentizace uživatelů. Přizpůsobitelné dle tvé interní politiky.
Napojení na ERP
Funguje s tvým systémem
coalsoft dodá kompletní dokumentaci a specifikaci výstupního formátu. Integrace do tvého ERP je pak věcí tebe nebo tvého IT partnera.
Výstupní formáty
Exportujeme přesně v tom formátu, který tvůj ERP potřebuje. Specifikaci dodáš ty – implementaci zajistíme my.
SMB sdílená složka
Výstupní soubory se ukládají do sdílené složky ve tvé síti. Jednoduché napojení bez složitého API.
Kompatibilní ERP systémy
Připraveno pro napojení na tvůj ERP systém – formát výstupu přizpůsobíme tvým požadavkům.
Dokumentace výstupu
coalsoft dodá kompletní technickou dokumentaci formátu. Tvoje IT nebo tvůj ERP partner mají vše, co potřebují pro integraci.
Připraven zastavit ruční opisování?
Domluv si nezávaznou schůzku. Ukážeme ti, jak systém funguje, a zodpovíme všechny tvoje otázky.
Kontaktujte COALBRAIN
Jak probíhá schůzka
- Ukážeme ti, jak systém funguje na reálném příkladu
- Probereme napojení na tvůj ERP systém
- Zodpovíme všechny tvoje otázky bez obchodního tlaku
- Bez závazku a bez nutnosti okamžitého rozhodnutí